Privacy Policy

Voorwoord

Deze privacy policy gaat uit van:

Charlotte Pieters Ir. Architect BV
Willem de Croylaan 49 bus 22
3001 Leuven
België

ondernemingsnummer 0772.969.244
btw-nummer 0772.969.244
RPR Leuven

met website www.architectcharlotte.be
e-mailadres charlotte@architectcharlotte.be

Ingeschreven bij de Orde van Architecten met inschrijvingsnummer B910480

(verder genaamd ‘Architect Charlotte’)

Deze privacy policy gaat uit van Architect Charlotte in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

- Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens via de website www.architectcharlotte.be;

- Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van personen die inschrijven op een online training;

- Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens van reguliere opdrachtgevers;

- Categorie 4: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke partners;

- Categorie 5: verwerking van persoonsgegevens van personen die zich inschrijven op de nieuwsbrief.

Architect Charlotte zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Architect Charlotte verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Architect Charlotte wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

- welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;

- waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;

- hoe ze worden beschermd;

- met wie ze worden gedeeld;

- of uw persoonsgegevens naar het buitenland worden doorgestuurd; en

- hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen.

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.

Architect Charlotte kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. Architect Charlotte zal de laatste versie van de privacy policy op haar website publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal Architect Charlotte u contacteren.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 8 maart 2024 geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt Architect Charlotte?

Architect Charlotte beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

Architect Charlotte verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Voor wat betreft gewone bezoekers van de website:

• Wanneer u gewoon op onze website surft kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies.

Categorie 2: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van personen die inschrijven op een online training:

• Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres;

• Login gegevens voor online tools;

• Bankgegevens;

• Andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan Architect Charlotte zou meegeven.

Categorie 3: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van reguliere opdrachtgevers/architectenopdrachten:

• Van zodra u ons contacteert als mogelijke opdrachtgever verzamelen wij doorgaans:

o Generieke persoonsgegevens zoals voornaam, naam, geslacht, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres;

o Andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan Architect Charlotte zou meegeven bv. adres van een tweede verblijf en identiteit van mogelijke bewoners/contactpersonen van die woonst indien de diensten van Architect Charlotte op dergelijke locatie betrekking zouden hebben.

• Van zodra u effectief opdrachtgever bent verzamelen wij in ieder geval:

o Generieke persoonsgegevens zoals voornaam, naam, geslacht, adres, geboortedatum, functie, telefoonnummer en e-mailadres, burgerlijke stand;

o Bankgegevens en rijksregisternummer;

Categorie 4: Voor wat betreft (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:

• Generieke persoonsgegevens van leveranciers en andere zakelijke betrokkenen zoals voornaam, naam, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres, functie;

• Bankgegevens.

Categorie 5: Voor wat betreft personen die zich inschrijven op de nieuwsbrief:

• Voornaam, naam, geslacht en e-mailadres.

Wanneer u op de www.architectcharlotte.be website surft, kan eveneens uw IP-adres en gedragsdata gevangen worden o.a. via cookies.

In dit kader verwijst Architect Charlotte eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via deze link kunt raadplegen.

Er worden in principe geen gevoelige persoonsgegevens verzameld. Uitzonderlijk kan dit wel het geval zijn, meer bepaald in het kader van een bouwovertreding (zie hieronder).

U kunt Architect Charlotte uw persoonsgegevens overgemaakt hebben via e-mail, via haar sociale media-pagina’s (bijvoorbeeld Facebook Messenger, Instagram), door het surfen op de website www.architectcharlotte.be, dan wel op andere wijze. Architect Charlotte kan uw gegevens ook via derde partijen ontvangen hebben bv. na een doorverwijzing of via openbare bronnen zoals de KBO bekomen hebben.

Vergeet Architect Charlotte niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor Architect Charlotte relevant is. Architect Charlotte streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat Architect Charlotte de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

Waarvoor gebruikt Architect Charlotte uw persoonsgegevens?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Architect Charlotte gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten en producten te kunnen aanbieden. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en Architect Charlotte te kunnen uitvoeren.

Bv. Architect Charlotte verwerkt uw voornaam, naam en e-mailadres om met u te communiceren over de toegewezen taken, online trainingen, bestellingen. Van contactpersonen binnen een firma zullen we doorgaans geen persoonlijk thuisadres verwerken, maar uiteraard wel van contactpersonen van ondernemingen die hun maatschappelijke zetel thuis hebben ingeschreven.

Bv. Architect Charlotte verwerkt de locatie waarop haar werkzaamheden betrekking heeft. Doorgaans verwerkt Charlotte ook de voornaam, naam en telefoonnummer van de bewoners/bezetter van dergelijke woonst zodoende zij bij hoogdringendheid steeds iemand kan contacteren om het verblijf te betreden.

Bv. Het is mogelijk dat er strafrechtelijke gegevens worden verwerkt door Architect Charlotte, bv. in het kader van een opdracht betrekking hebbende op een bouwovertreding. De verwerking is hierbij steeds in overeenstemming met de Belgische wetgeving dienaangaande, in het bijzonder op basis van uw schriftelijke toestemming voor het besproken specifieke doeleinde bv. uitwerken van een regulariseerde situatie.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 1 en 4

Architect Charlotte gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en

Promotie

Relevante categorieën: 1, 2, 3, 4 en 5

Wanneer u klant bent van Architect Charlotte, kan uw e-mailadres, voornaam, naam, telefoonnummer en geslacht ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten aan u te promoten en u te informeren over weetjes in de sector. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van Architect Charlotte.

Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u klant bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw voornaam, naam, geslacht en e-mailadres gevraagd worden.

In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt u Architect Charlotte op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen.

Ook wanneer wij u anderszins zouden contacteren op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u ons steeds laten weten niet geïnteresseerd te zijn en kunt u zodoende uw recht van bezwaar uitoefenen.

Voor het plaatsen van recensies, beeld- en videomateriaal zal Architect Charlotte steeds uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

Voor wat betreft het verwerken van marketingcookies: zie onze Cookie Policy.

Statistieken en beveiliging

Relevante categorieën: 1 en 2

Verder zal de website ook statistieken over het surfgedrag van de bezoekers verzamelen. Ook zal de website cookies bevatten. Daarbij kan uw IP-adres gevangen worden. Deze verwerking van de op die manier verkregen persoonsgegevens is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor wat de veiligheid en goede werking van onze website betreft. Zo kunnen ook analytische cookies geplaatst worden. Behoudens voor wat betreft de noodzakelijke cookies, vragen wij altijd uw toestemming.

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Relevante categorieën: 1, 2, 3, 4 en 5

Daarnaast gebruikt Architect Charlotte uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn en om haar rechten te vrijwaren op basis van haar gerechtvaardigd belang (bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen, facturen moeten voor 7 jaar bewaard worden, 10-jarige aansprakelijkheid van de architect overeenkomstig de toepasselijke wetgeving).

Wanneer Architect Charlotte uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.

Architect Charlotte doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen.

Welke beschermingsmaatregelen heeft Architect Charlotte doorgevoerd?

Architect Charlotte heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Architect Charlotte streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen.

Architect Charlotte’s website kan links, plug-ins naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke.

Met wie deelt Architect Charlotte uw persoonsgegevens?

Architect Charlotte deelt uw gegevens enkel met externe dienstverleners die Architect Charlotte bijstaan in de uitvoering van de diensten. Te denken valt aan haar IT-providers, accountant en onderaannemers.

Deze externe dienstverleners zijn eveneens gebonden aan de wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens en Architect Charlotte maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken uw gegevens niet voor eigen doeleinden.

Het is mogelijk dat Architect Charlotte uw gegevens gaat doorgeven aan externen in het kader van de uitvoering van de opdracht en zoals met u besproken bv. om over uw dossier af te stemmen met aangestelde aannemers.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken of wanneer dit nodig is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Architect Charlotte zal u hiervan voorafgaandelijk op de hoogte brengen indien dit is toegestaan.

Bv. in het kader van het aanvragen van de nodige toelatingen/vergunningen dienen uw gegevens in de dossiers te staan zoals ook vereist overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

Architect Charlotte zal je persoonsgegevens nooit doorgeven aan derden voor commerciële redenen, tenzij met je uitdrukkelijke toestemming.

Gaan uw persoonsgegevens naar het buitenland?

Architect Charlotte kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER, zal Architect Charlotte de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Het is mogelijk dat het derde land reeds als adequaat werd beschouwd door de Europese Commissie. Verder gebeurt de doorgifte veelal op basis van de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie en eerder uitzonderlijk op basis van de corporate binding rules.

Hoe lang bewaart Architect Charlotte uw persoonsgegevens?

Architect Charlotte zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is en dit ook rekening houdende met de toepasselijke wetgeving. In principe worden uw klantengegevens voor reguliere architectenopdracht bewaard tot wanneer de verjaringstermijn voor vorderingen van een dossier verstreken is. Voor wat betreft puur online aankoop van een seminar of e-book worden uw gegevens tot 1 jaar na aankoop bewaard, maar facturen dienaangaande worden bewaard overeenkomstig de fiscale bepalingen met betrekking tot gegevens (7 jaar).

Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam, geslacht, e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft wanneer u geen klant bent. Ook als klant kunt u zich steeds uitschrijven, maar uiteraard niet voor communicatie die rechtstreeks betrekking heeft op de diensten.

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden.

Welke rechten heeft u?

U heeft verschillende rechten:

1. Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. Architect Charlotte stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie.

2. Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking van toestemming

Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of vragen om een (een bepaald) gebruik of verwerking te beperken (bijvoorbeeld wanneer Architect Charlotte de juistheid van uw persoonsgegevens dient te controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).

3. Recht van bezwaar

U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en Architect Charlotte dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen bv. in het kader van direct marketing.

4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerker over te dragen.

5. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit

Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.

Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.

Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is in principe het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar Architect Charlotte haar maatschappelijke heeft indien dit is toegestaan overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Contactpunt

Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met Architect Charlotte via charlotte@architectcharlotte.be. Dank een bewijs van uw identiteit toe te voegen.

Architect Charlotte zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laat Architect Charlotte u hier binnen 1 maand de reden weten. Het al dan niet kunnen uitoefenen van uw rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.